Grundsätze der elektronischen Kommunikation
Zu unterscheiden sind formfreie Vorgänge (gültig ohne Unterschrift) und formgebundene Vorgänge (gültig nur mit Unterschrift).
Formfreie Vorgänge
Für Vorgänge oder Anfragen, die keiner eigenhändigen Unterschrift bedürfen, ist keine digitale Signatur nötig. Sie können weiterhin einfach per E-Mail an alle auf www.erkrath.de oder städtischen Briefköpfen genannten E-Mail-Adressen gesendet werden. Weiterhin besteht hier auch die Möglichkeit, über Online-Formulare auf www.erkrath.de Kontakt aufzunehmen.
Bitte senden Sie der Stadtverwaltung keine elektronischen Nachrichten, deren eigentlicher Inhalt erst über einen Link von einer Internetseite abgeholt oder heruntergeladen werden muss. Diese häufig als „Einschreiben per E-Mail“ bezeichneten Nachrichten werden von der Stadtverwaltung aus Sicherheitsgründen nicht abgerufen. Darüber hinaus stellt ein „Einschreiben per E-Mail“ keine rechtlich verbindliche Zustellung dar; es entspricht nicht der Zustellung durch die Post mittels eingeschriebenem Brief.
Formgebundene Vorgänge
Für Vorgänge, die zur Bearbeitung in Papierform eine eigenhändige Unterschrift voraussetzen beziehungsweise Rechtsfristen in Gang setzen, müssen die Mitteilungen und Anlagedokumente bei elektronsicher Übermittlung nach dem Gesetz entweder mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sein oder per De-Mail mit Absenderbestätigung nach § 5 Absatz 5 des De-Mail-Gesetzes übersandt werden. Diese beiden Formen ersetzen die gesetzlich angeordnete Schriftform.
Elektronische Übermittlung mit qualifizierter elektronischer Signatur
Solche formgebundenen Schreiben können Sie der Stadt Erkrath mit der qualifizierten elektronischen Signatur ausschließlich an folgende E-Mail-Adresse übermitteln: poststelle@erkrath.de
Für alle anderen E-Mail-Adressen der Stadt Erkrath wird der rechtsverbindliche Zugang ausdrücklich nicht eröffnet. Dies bedeutet beispielsweise, dass Sie keine Anträge verbindlich stellen können oder keine Fristen gewahrt werden, wenn Sie eine E-Mail an eine andere Adresse als die oben genannte senden.
Ausgenommen von dieser Verfahrensweise ist die Abgabe elektronischer Angebote auf Ausschreibungen der Stadt Erkrath. Hierzu besteht ein speziell geregelter Kommunikationsweg über den Vergabemarktplatz Rheinland.
Bitte beachten Sie zu ihrem eigenen Interesse, dass im Sinne des § 3a VwVfG NRW die Signierung mit einem Pseudonym, das die Identifizierung der Person des Signaturschlüsselinhabers nicht ermöglicht, nicht zulässig ist.
Elektronische Übermittlung durch De-Mail mit Absenderbestätigung
Eine De-Mail mit Absenderbestätigung im Sinne des § 5 Absatz 5 des De-Mail-Gesetzes ersetzt nach § 3a des Verwaltungsverfahrensgesetzes NRW, nach § 36a des Ersten Buches Sozialgesetzbuch sowie nach § 87a der Abgabenordnung ist ebenfalls der Schriftform gleichgestellt. Sie können daher auch über De-Mail mit Absenderbestätigung rechtsverbindlich mit der Stadt Erkrath elektronisch kommunizieren. Die zentrale De-Mail-Eingangsadresse lautet poststelle@erkrath.de-mail.de.
De-Mail mit Absenderbestätigung
De-Mail ermöglicht den verschlüsselten und authentifizierten Versand von elektronischen Nachrichten und Dateianhängen. Für eine absenderbestätigte De-Mail müssen Sie sich an Ihrem De-Mail-Konto mit hohem Authentisierungsniveau anmelden. Die Anmeldung mit hohem Authentisierungsniveau wird durch den De-Mail-Dienstanbieter bestätigt. Hierzu versieht dieser im Auftrag der Senderin oder des Senders die Nachricht mit einer dauerhaft überprüfbaren qualifizierten elektronischen Signatur. Wenn Sie Ihrer De-Mail Dateien anhängen, bezieht sich die qualifizierte elektronische Signatur auch auf diese. Bitte beachten Sie, dass Sie für die absenderbestätigte De-Mail keine pseudonyme De-Mail-Adresse verwenden können.