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Die Vergabeunterlagen können über den Vergabemarktplatz Rheinland angefordert werden. Interessierte Bewerberinnen und Bewerber können sich dort kostenlos registrieren und dann an den Vergabeverfahren teilnehmen.

Bewerberinnen und Bewerber können ihr Angebot entweder, sofern dies durch die Zentrale Vergabestelle bei nationalen Ausschreibungen ausdrücklich zugelassen ist, schriftlich oder elektronisch (über den Vergabemarktplatz Rheinland) bei der Zentralen Vergabestelle einreichen.

Ein schriftliches Angebot ist an der vorgegebenen Stelle zu unterschreiben. Bei elektronisch eingereichten Angeboten ist die Abgabe in Textform nach § 126b BGB ausreichend, das heißt die die Erklärung abgebende natürliche Person muss angegeben werden. Alle in den Vergabeunterlagen enthaltenen Erklärungen sind auszufüllen. Fehlende Unterschriften bzw. Angaben der die Erklärung abgebenden natürlichen Person führen zum Ausschluss aus dem Vergabeverfahren. Bei Abgabe über den Vergabemarktplatz Rheinland gilt das Angebot automatisch mit der Abgabe über das Bietertool als unterschrieben. Besonders hingewiesen sei auf zudem auf folgende Aspekte:

• Das Beifügen von eigenen Geschäftsbedingungen führt zum Ausschluss vom Vergabeverfahren.
• Geforderte Nachweise und Unterlagen sind dem Angebot beizufügen, wenn nichts Gegensätzliches bestimmt ist.
• Änderungen (Streichungen, Ergänzungen, usw.) sind nicht zulässig.
• Der Termin für die Angebotseröffnung (Submission) ist bindend und zwingend einzuhalten. Das gilt sowohl für den Tag als auch für die Uhrzeit. Verspätet eingegangene Angebote werden nicht gewertet.
• Es ist wichtig, dass im Leistungsverzeichnis bei allen Positionen Eintragungen vorgenommen werden. Hierzu werden nur Zahlen und keine Zeichen wie beispielsweise „/“ verwendet.