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Informationen zum Datenschutz und zur Verarbeitung personenbezogener Daten finden Sie hier.

Zugangseröffnung zur elektronischen Kommunikation

Die Stadt Erkrath bietet Ihnen die Möglichkeit der elektronischen Kommunikation mit der Stadtverwaltung. Für das Verwaltungsverfahren richtet sich die elektronische Kommunikation nach § 3a Verwaltungsverfahrensgesetz für das Land Nordrhein-Westfalen (VwVfG NRW), nach § 36a des Ersten Buches Sozialgesetzbuch sowie nach § 12 Absatz 1 Nummer 3a Kommunalabgabengesetz NRW in Verbindung mit § 87a der Abgabenordnung.

Danach ist die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit die Empfängerin oder der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet hat. Nach allgemeinen Grundsätzen sowie den §§ 126a und 126b Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) gilt entsprechendes im Privatrecht.

Dabei unterscheidet man grundsätzlich zwischen formfreien Vorgängen und formgebundenen Vorgängen, für die das jeweilige Gesetz eine bestimmte Form vorschreibt (beispielsweise Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift). Mit der Einrichtung einer virtuellen Poststelle (VPS) und einer zentralen DE-Mail Eingangsadresse bietet Ihnen die Stadt Erkrath die Möglichkeit zur rechtsverbindlichen elektronischen Kommunikation für formgebundene Vorgänge.

Die Stadt Erkrath eröffnet diesen Zugang nach Maßgabe der im Folgenden aufgeführten Rahmenbedingungen, die ausschließlich für die Kommunikation mit der Stadtverwaltung Erkrath gelten.

Grundsätze der elektronischen Kommunikation

Zu unterscheiden sind formfreie Vorgänge (gültig ohne Unterschrift) und formgebundene Vorgänge (gültig nur mit Unterschrift).

Formfreie Vorgänge

Für Vorgänge oder Anfragen, die keiner eigenhändigen Unterschrift bedürfen, ist keine digitale Signatur nötig. Sie können weiterhin einfach per E-Mail an alle auf www.erkrath.de oder städtischen Briefköpfen genannten E-Mail-Adressen gesendet werden. Weiterhin besteht hier auch die Möglichkeit, über Online-Formulare auf www.erkrath.de Kontakt aufzunehmen.

Bitte senden Sie der Stadtverwaltung keine elektronischen Nachrichten, deren eigentlicher Inhalt erst über einen Link von einer Internetseite abgeholt oder heruntergeladen werden muss. Diese häufig als „Einschreiben per E-Mail“ bezeichneten Nachrichten werden von der Stadtverwaltung aus Sicherheitsgründen nicht abgerufen. Darüber hinaus stellt ein „Einschreiben per E-Mail“ keine rechtlich verbindliche Zustellung dar; es entspricht nicht der Zustellung durch die Post mittels eingeschriebenem Brief.

Formgebundene Vorgänge

Für Vorgänge, die zur Bearbeitung in Papierform eine eigenhändige Unterschrift voraussetzen beziehungsweise Rechtsfristen in Gang setzen, müssen die Mitteilungen und Anlagedokumente bei elektronsicher Übermittlung nach dem Gesetz entweder mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sein oder per De-Mail mit Absenderbestätigung nach § 5 Absatz 5 des De-Mail-Gesetzes übersandt werden. Diese beiden Formen ersetzen die gesetzlich angeordnete Schriftform.

Elektronische Übermittlung mit qualifizierter elektronischer Signatur

Solche formgebundenen Schreiben können Sie der Stadt Erkrath mit der qualifizierten elektronischen Signatur ausschließlich an folgende E-Mail-Adresse übermitteln: poststelle@erkrath.de 

Für alle anderen E-Mail-Adressen der Stadt Erkrath wird der rechtsverbindliche Zugang ausdrücklich nicht eröffnet. Dies bedeutet beispielsweise, dass Sie keine Anträge verbindlich stellen können oder keine Fristen gewahrt werden, wenn Sie eine E-Mail an eine andere Adresse als die oben genannte senden.

Ausgenommen von dieser Verfahrensweise ist die Abgabe elektronischer Angebote auf Ausschreibungen der Stadt Erkrath. Hierzu besteht ein speziell geregelter Kommunikationsweg über den Vergabemarktplatz Rheinland

Bitte beachten Sie zu ihrem eigenen Interesse, dass im Sinne des § 3a VwVfG NRW die Signierung mit einem Pseudonym, das die Identifizierung der Person des Signaturschlüsselinhabers nicht ermöglicht, nicht zulässig ist.

Elektronische Übermittlung durch De-Mail mit Absenderbestätigung

Eine De-Mail mit Absenderbestätigung im Sinne des § 5 Absatz 5 des De-Mail-Gesetzes ersetzt nach § 3a des Verwaltungsverfahrensgesetzes NRW, nach § 36a des Ersten Buches Sozialgesetzbuch sowie nach § 87a der Abgabenordnung ist ebenfalls der Schriftform gleichgestellt. Sie können daher auch über De-Mail mit Absenderbestätigung rechtsverbindlich mit der Stadt Erkrath elektronisch kommunizieren. Die zentrale De-Mail-Eingangsadresse lautet poststelle@erkrath.de-mail.de.

De-Mail mit Absenderbestätigung

De-Mail ermöglicht den verschlüsselten und authentifizierten Versand von elektronischen Nachrichten und Dateianhängen. Für eine absenderbestätigte De-Mail müssen Sie sich an Ihrem De-Mail-Konto mit hohem Authentisierungsniveau anmelden. Die Anmeldung mit hohem Authentisierungsniveau wird durch den De-Mail-Dienstanbieter bestätigt. Hierzu versieht dieser im Auftrag der Senderin oder des Senders die Nachricht mit einer dauerhaft überprüfbaren qualifizierten elektronischen Signatur. Wenn Sie Ihrer De-Mail Dateien anhängen, bezieht sich die qualifizierte elektronische Signatur auch auf diese. Bitte beachten Sie, dass Sie für die absenderbestätigte De-Mail keine pseudonyme De-Mail-Adresse verwenden können.

Zulässige Dateiformate

Für die Datenübermittlung ist nur das Portable Document Format (PDF) zulässig. Die Gesamtgröße der Anhänge darf 20 Megabyte nicht überschreiten.

Gepackte Dateien (zum Beispiel mit der Endung .zip oder .rar) und ausführbare Dateien sind von der Übermittlung ausgeschlossen. Dateien mit aktiven Inhalten (zum Beispiel Makros) sind nicht zulässig.

Übersandte Vorgänge, die diesen Vorgaben nicht entsprechen, können nicht bearbeitet werden. Sollten Dokumente fehlen oder nicht lesbar sein, erfolgt eine entsprechende Rückmeldung der Behörde.

Verschlüsselung

Zur Sicherung der Vertraulichkeit Ihrer Mitteilungen können Sie die von Ihnen signierte Nachricht zusätzlich verschlüsseln. Für die Verschlüsselung benötigen Sie unseren so genannten „öffentlichen Schlüssel“. Dieser steht unter folgenden Link zum Download bereit:

Öffentlicher Schlüssel der VPS Erkrath

Sollten bei der Entschlüsselung Schwierigkeiten auftreten, erfolgt eine unmittelbare Rückmeldung durch die Behörde (bitte an Ihre Kontaktdaten denken!).

E-Mails mit Viren beziehungsweise Umgang mit SPAM-Mails

E-Mails, die unsere Systeme als gefährdend für unsere Informationssicherheit erkannt haben, werden ungelesen gelöscht. E-Mails mit kommerziellen Absichten (SPAM-Mails) werden gefiltert. In allen genannten Fällen erhalten Sie keine weitere Information.

Technische Aspekte

Die Stadt Erkrath unterstützt derzeit nur akkreditierte Signatur- und Verschlüsselungsverfahren. Eine vollständige Liste der akkreditierten Zertifizierungsdiensteanbieter finden Sie auf der Seite der Bundesnetzagentur

Verwendung

Informationen zur Handhabung der Signaturkarte erhalten Sie auch bei den einzelnen Zertifizierungsanbietern.


Informationen zum Datenschutz und zur Verarbeitung personenbezogener Daten erhalten Sie unter www.erkrath.de/datenschutz.