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Zugangseröffnung zur elektronischen Kommunikation

Die Europäische Dienstleistungsrichtlinie (EU-DLR) des Europäischen Parlaments und des Rates über Dienstleistungen im Binnenmarkt vom 12.12.2006 (Richtlinie 2006/123/EG) wurde zur Verwirklichung des Europäischen Binnenmarkts im Bereich der Dienstleistungen erlassen.

Die Ziele der EU-DLR liegen vor allem im Abbau von bürokratischen Hürden, zum Beispiel durch die Schaffung einer elektronischen Verfahrensabwicklung.

Die Stadtverwaltung Erkrath bietet mit der Einführung der Virtuellen Poststelle (VPS) die Möglichkeit zur rechtsverbindlichen elektronischen Kommunikation mit der Stadtverwaltung. Für Verwaltungsverfahren richtet sich die elektronische Kommunikation nach § 3a des Verwaltungsverfahrensgesetzes des Landes Nordrhein-Westfalens (VwVfG NRW). Danach ist die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit die Empfänerin oder der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet.

Die Stadtverwaltung Erkrath eröffnet diesen Zugang nach Maßgabe der im Folgenden aufgeführten Rahmenbedingungen, die ausschließlich für die Kommunikation mit der Stadtverwaltung Erkrath gelten.

Grundsätze der elektronischen Kommunikation

Zu unterscheiden sind formfreie Vorgänge (gültig ohne Unterschrift) und formgebundene Vorgänge (gültig nur mit Unterschrift).

Formfreie Vorgänge

Für Vorgänge oder Anfragen, die keiner eigenhändigen Unterschrift bedürfen, ist keine digitale Signatur nötig. Sie können weiterhin einfach per E-Mail an alle auf www.erkrath.de oder städtischen Briefköpfen genannten E-Mail-Adressen gesendet werden. Weiterhin besteht hier auch die Möglichkeit, über Online-Formulare auf www.erkrath.de Kontakt aufzunehmen.

Formgebundene Vorgänge

Für Vorgänge, die eine durch Rechtsvorschrift angeordnete Schriftform „eigene Unterschrift“ voraussetzen beziehungsweise die Rechtsfristen in Gang setzen, müssen die Mitteilungen und Anlagendokumente mit einer qualifizierten elektronischen Signatur gemäß § 2 Absatz 1 Nummer 3 Signaturgesetz (SigG) versehen sein. Eine einfachere Signatur wie etwa die „fortgeschrittene elektronische Signatur“ genügt diesen Erfordernissen nicht.

Vorgänge dieser Art können Sie jetzt an die Virtuelle Poststelle (VPS) der Stadtverwaltung poststelle@erkrath.de rechtsverbindlich und sicher elektronisch senden.

Als Verschlüsselungsverfahren wird seitens der Stadt Erkrath S/Mime unterstützt.

Bitte beachten Sie zu ihrem eigenen Interesse, dass im Sinne des § 3a VwVfG NRW die Signierung mit einem Pseudonym, das die Identifizierung der Person des Signaturschlüsselinhabers nicht ermöglicht, nicht zulässig ist.

Zulässige Dateiformate

Für die Datenübermittlung ist nur das Portable Document Format (PDF) zulässig. Die Gesamtgröße der Anhänge darf 20 Megabyte nicht überschreiten.

Gepackte Dateien (zum Beispiel mit der Endung .zip oder .rar) sind wie auch .exe-Dateien von der Übermittlung ausgeschlossen. Dateien mit aktiven Inhalten (zum Beispiel Makros) sind nicht zulässig.

Übersandte Vorgänge, die diesen Vorgaben nicht entsprechen, können nicht bearbeitet werden. Sollten Dokumente fehlen oder nicht lesbar sein, erfolgt eine entsprechende Rückmeldung der Behörde.

Verfahrensablauf

Um Nachrichten und/oder Dateien an die VPS der Stadtverwaltung Erkrath per Mail poststelle@erkrath.de zu übersenden, ist für die verschlüsselte Übertragung der hier hinterlegte öffentliche Schlüssel zu verwenden:

Öffentlicher Schlüssel der VPS Erkrath

Sollten bei der Entschlüsselung Schwierigkeiten auftreten, erfolgt eine unmittelbare Rückmeldung durch die Behörde (bitte an Ihre Kontaktdaten denken!).

Technische Aspekte

Die Stadtverwaltung Erkrath unterstützt derzeit alle in den einzelnen EU-Staaten sowie EWR-Staaten akkreditierte Signatur- und Verschlüsselungsverfahren. Weiterhin werden auch alle Signatur- und Verschlüsselungsverfahren anerkannt, welche gemäß § 23 Signaturgesetz den qualifizierten Signaturen gleichgestellt sind.

Eine vollständige Liste der akkreditierten Zertifizierungsdiensteanbieter für die Bundesrepublik Deutschland finden Sie auf der Seite der Bundesnetzagentur. Als Mitglied eines anderen EU-Staates steht es Ihnen frei, auch eine Signatur bei den jeweiligen akkreditierten Stellen innerhalb Ihres Landes zu verwenden, soweit sie dem § 23 des Signaturgesetzes entsprechen.

Verwendung

Informationen zur Handhabung der Signaturkarte erhalten Sie auch bei den einzelnen Zertifizierungsanbietern.